โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ใช้วิธีการoutsourceนั้น
บ่อยครั้งที่หลายโครงการมักจะประสบกับปัญหาต่าง ๆ เช่น
•ระบบที่ได้มานั้นไม่สอดคล้องหรือสามารถตอบสนองกับความต้องการได้ตามที่กำหนด
•งบประมาณเกินวงเงินที่กำหนดไว้ แต่งานก็ยังไม่เสร็จ
•การพัฒนาระบบมีความล่าช้าไปจากแผนงาน
•บริษัทผู้รับจ้างไม่มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบเฉพาะตามที่ต้องการ
การบริหารการจัดซื้อจัดจ้างจะสามารถแก้ปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร
การ Outsourcingมีได้หลายความหมาย
การว่าจ้างให้คนภายนอกพัฒนาระบบงานให้ก็เป็นการ Outsource
แต่ในปัจจุบัน นิยมหมายถึง
การให้บริษัทมารับเหมางานด้านไอซีทีไปหมด ตั้งแต่การพัฒนาระบบ
การจัดหาอุปกรณ์มาใช้ รวมไปถึงการปฏิบัติการระบบให้ด้วยคนของบริษัทเอง
ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการใช้วิธีการoutsource ได้แก่
1. ความจำเป็นของระบบต่อการดำเนินงานขององค์กร
· ระบบที่มีความต้องการรีบด่วน
· ระบบที่ไม่เกี่ยวกับระบบอื่นในองค์กร
· ระบบที่มีมาตรฐานสูง
· ระบบที่จะพัฒนานั้นไม่ใช่เพื่อการทำงานหลักที่สำคัญที่สุดขององค์กร
2. ผลกระทบของการใช้งานระบบต่อการแข่งขันขององค์กร
· เมื่อต้องการเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
แต่ธุรกิจไม่มีความสามารถด้านนี้
3. ความต้องการในการพัฒนาบุคลากรด้าน
IT ขององค์กร
ข้อดีและข้อเสียของ Outsourcing
•
ข้อดี
–
ทำให้ต้นทุนในการพัฒนาระบบสารสนเทศลดลง
–
ได้รับคุณภาพของบริการตามที่ต้องการ
–
มีความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีที่ใช้
–
ทำให้สามารถประมาณการค่าใช้จ่ายได้
–
ลดเวลาของคนในองค์กรที่จะต้องไปทำงานด้านระบบสารสนเทศ
–
ได้ความรู้ความชำนาญจากภายนอก
–
ทำให้ผู้บริหารสามารถมุ่งความสนใจไปในเรื่องที่เน้นกลยุทธ์ขององค์กรมากขึ้น
–
ประหยัดงบประมาณ และกำลังคน
–
ได้บริการที่มีคุณภาพ
–
กำหนดและพยากรณ์งานที่ต้องการได้ง่าย
–
ทำให้ต้นทุนคงที่ กลายเป็น ต้นทุนแปรผัน
•
ข้อเสีย
–
สูญเสียการควบคุม
เพราะการควบคุมการทำงานของระบบสารสนเทศอยู่ที่บริษัทภายนอก
–
ทำให้ต้องพึ่งพาบริษัทภายนอกในการจัดการระบบสารสนเทศ
–
อาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลที่สำคัญ
–
ความล้าสมัยในความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของบุคลากรภายใน
•
ปัญหา
–
ควบคุมการปฏิบัติงานไม่ได้ ?
–
ข้อมูลสำคัญอาจรั่วไหล ?
–
ไม่มีความเป็นอิสระ ต้องพึ่งบริษัทตลอดเวลา ?
–
ขาดความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนระบบ ?
–
ไม่มีโอกาสพัฒนาคนของหน่วยงาน?
ความล้มเหลวของ Outsourcing
•
ผู้บริหารไม่เข้าใจในเทคโนโลยีที่จะต้องบริหารว่า
มีผลต่อองค์กร อย่างไร ข้อจำกัดเป็นอย่างไร
•
องค์กรไม่สามารถระบุความต้องการที่แท้จริงได้
•
องค์กรไม่มีความสามารถในการหาแหล่ง Outsource
•
องค์กรไม่มีความสามารถในการเจรจาต่อรองกับ Outsourcer
•
องค์กรไม่มีความสามารถในการประสานงานกับ Outsourcer
ขั้นตอนในการ Outsourcing
•
จัดตั้งคณะทำงานกับแหล่ง Outsource
•
ระบุข้อกำหนดความต้องการใช้บริการที่แท้จริง
•
ดำเนินการจัดทำเอกสารเชิญชวนยื่นข้อเสนอ
•
ประเมินข้อเสนอ
•
ประเมินผู้เสนอให้บริการ
•
เจรจาต่อรองในการทำสัญญา
โดยในสัญญาควรพิจารณาในเรื่องที่สำคัญ คือ ระยะเวลาของสัญญา วิธีการวัดผลงาน
(ปริมาณ คุณภาพ ระยะเวลาการนำส่ง) และการคาดการณ์ถึงเหตุการณ์ที่อาจจะเปลี่ยนแปลง
การบริหารการจัดซื้อจัดจ้างจะสามารถแก้ปัญหาดังกล่าวได้โดยมีแนวทางการปฎิบัติดังต่อไปนี้
1.ควรพิจารณาถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรว่าเป็นอย่างไร
เช่น หากต้องการลดต้นทุน
ต้องการควบคุมกำลังคนประจำของบริษัทฯหรือต้องการงานเพิ่มเฉพาะเรื่องหนึ่งๆเท่านั้น
2.ควรหลีกเลี่ยงพนักงาน outsource ในงานที่เกี่ยวกับความลับและเทคโนโลยีที่สำคัญขององค์กร
งานที่ต้องใช้ความรู้ความสามารถหรืองานที่อาจก่อผลกระทบต่อกิจการของบริษัทฯได้มาก
3.ต้องเลือกบริษัทที่มี outsource ที่มีความรับผิดชอบสูง
เช่น ไม่เอาเปรียบลูกจ้างของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง
การจ่ายค่าแรงพนักงานต่ำกว่าค่าแรงขั้นต่ำ
การไม่จ่ายค่าแรงในวันลาป่วย/วันหยุดประเพณี
ไม่มีประกันสังคม ไม่มีเงินกองทุนทดแทน ไม่มีวันหยุดประจำปี
ซึ่งเหล่านี้จะทำให้ส่งลูกจ้างเข้ามาทำงานในองค์กรไม่มีคุณภาพ ขวัญกำลังใจต่ำ
มีการลาออก เข้า- ออกงานสูง
4.ควรกำหนดให้ชัดเจนว่าต้องการใช่พนักงาน
outsource กี่เปอร์เซ็นต์
ใช้ในงานด้านไหนบ้าง
ทั้งนี้เพื่อที่พนักงานของบริษัทฯรู้สึกชัดเจนในนโยบายของบริษัทฯว่าจำเป็นต้องใช้ outsource
ในงานอะไรบ้าง เพราะอะไร ขอบเขตงานแค่ไหน
ความชัดเจนนี้จะไม่ทำให้พนักงานรู้สึกถูกคุกคาม
5.Outsource ก็เปรียบเสมือนพนักงานในทีมคนหนึ่งของเราที่เราต้องให้ความดูแล
ทั้งการปรึกษาและร่วมแชร์ไอเดียต่างๆ
เพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางการทำงานและจุดมุ่งหมายเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เราต้องการ โดยหมั่นติดตามผลการทำงานเป็นระยะๆ ไม่ควรทิ้งให้
outsource ทำงานเพียงลำพังตั้งแต่ต้นจนจบ
แม้ว่าเราแจ้งจุดมุ่งหมายให้แก่ outsource เข้าใจแล้วก็ตาม
เพื่อว่าหากเกิดปัญหาใดๆ ขึ้นมากลางคัน จะได้ช่วยกันแก้ไข้ได้ทันท่วงที
6.ผู้ให้บริการ (Outsourcer) ควรเป็นบริษัทที่มีความชำนาญและมีประสบการณ์ในการให้บริการด้าน
Outsource ที่เป็นมาตรฐานสากล
7.ควรกำหนดเกณฑ์วัดผลต่างๆ หรือ KPI (Key Performance Indicator) ไว้ตั้งแต่เริ่มจ้างงาน
และระบุลงในสัญญาจ้างให้ชัดเจน เช่น การวัดเวลาดำเนินการ
หากงานเสร็จช้ากว่ากำหนดจะมีค่าปรับ หากผลงานหรือผลตอบรับจากลูกค้าไม่ดีอย่างที๋โฆษณาไว้ต้องมีการแก้งานหรือยืด
เวลาโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
8.หรือถ้า Outsource ทำผลงานออกมาดีมาก
ประสบผลสำเร็จมาก อาจจะมีค่าตอบแทนพิเศษให้ และเมื่อ outsource ทำงานไประยะหนึ่งก็ควรมีการประเมินผลงานและปรับเกณฑ์การวัดผลการวัดผลการ
ปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับประสิทธิภาพของ outsource นั้นๆ
หากเกณฑ์สูงเกินกว่าจะเป็นจริงได้ก็อาจจะปรับลดลงมา เพื่อสร้างขวัญกำลังใจให้ outsource
รู้สึกกระตือรือร้นที่จะทำเป้าให้สำเร็จได้มากขึ้น
แหล่งที่มา :
1.www.lib.ru.ac.th/knowledge/p_jitpanich/INT1005/INT1005_6_step_10_11_55.ppt
2.http://www.whoknown.com
3.thailocal.nso.go.th/nso-cms/itdevelop.html?start=3
4. staff.informatics.buu.ac.th/~wichai/321450Course/Download/M12-SD.ppt
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น