ตัวอย่างการบริการกวดวิชาผ่านอินเทอร์เน็ต

*** Q&A หากเราเป็นเจ้าของกิจการบริการกวดวิชาผ่านอินเทอร์เน็ต โดยรวบรวมแหล่งความรู้จากที่ต่างๆ และมีพนักงานดำเนินการในบริษัททั้งหมด 6 คน เพื่อจัดการงานด้านต่างๆที่เกี่ยวข้อง 

                จงเขียนแผนผังโครงสร้างระบบสารสนเทศของแผนกต่างๆ ของบริษัทโดยพิจารณาตามความเหมาะสม ว่าควรมีแผนกใดบ้างที่เกี่ยวข้อง

โรงเรียนกวดวิชาผ่านอินเตอร์เน็ตต้องมีโครงสร้างดังนี้

1.ฝ่ายบริหาร 1 ตำแหน่ง

                หน้าที่

                1.1.ทำหน้าที่เป็นผู้รับใบอนุญาต/ผู้จัดการ/ผู้บริหาร ทำหน้าที่บริหาร จัดการและควบคุมดูแลการทำงานของทุก      ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

                1.2.ทำหน้าที่ควบคุมดูแลด้านการเงินและงบประมาณรายรับ-รายจ่าย

                1.3.ควบคุมดูแลด้านการตลาด การหาลูกค้าเพิ่ม การรักษาคุณภาพและมาตรฐาน

                1.4.ดูแลมาตรฐานของผู้สอนและหลักสูตร การเรียนการสอน

2.ฝ่ายครูผู้สอน 2 ตำแหน่ง

                หน้าที่

                2.1.อาจจะมีทั้งครูประจำ/ครูพิเศษ ทำหน้าที่ตามความถนัดในแต่ละสาขาวิชาที่ต้องการเปิดสอน

                2.2.ทำหน้าที่จัดทำเนื้อหาตามรายวิชาที่ สอนและจัดทำหลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

                2.3.ทำหน้าที่ผลิตสื่อการเรียนการสอนร่วมกับเจ้าหน้าที่สารสนเทศ

                2.4.ทำหน้าที่สอนนักเรียนนักศึกษาตามตารางเวลาที่วางแผนไว้

                2.5.ดูแลและรักษามาตรฐานของหลักสูตร การเรียนการสอน

3.ฝ่ายธุรการ/ทะเบียน 1 ตำแหน่ง

หน้าที่

3.1.รับสมัครนักเรียนใหม่ /สมาชิก การจองเรียนล่วงหน้า

3.2.การจัดทำบันทึกข้อมูลทะเบียนลูกค้าและนักเรียน เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลในการค้นหา หรือตรวจสอบ

3.3.พิมพ์บัตรนักเรียน

3.4.พิมพ์และจัดทำใบประกาศจบหลักสูตร

3.5.จัดทำรายงานต่างๆ

3.6.ทำหน้าที่งานประชาสัมพันธ์โรงเรียนทั้งทั่วๆไปและทางออนไลน์

3.7.ทำหน้าที่การตลาดการหาลูกค้าเพิ่ม และรักษาลูกค้าเก่า

3.8.ทำหน้าที่การจัดการงานทั่วไปรวมถึง งานธุรการติดต่อประสานงานในส่วนต่างๆ

4.เจ้าหน้าที่สารสนเทศหรือเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์ 1 ตำแหน่ง

หน้าที่

4.1.ทำหน้าที่ควบคุม ดูแลแก้ไขปัญหา ระบบสารสนเทศทั้งหมด

4.2.ช่วยครูผู้สอนในการผลิตสื่อการ เรียน การสอน

4.3.ช่วยฝ่ายธุรการ ในการประชาสัมพันธ์ผ่านสื่ออนไลน์และ ทางโซเชียลเน็ตเวอร์ค

4.4.ดูแลระบบคอมพิวเตอร์งานทะเบียน งานข้อมูลนักเรียน งานการเงิน และคอมพิวเตอร์สำนักงานทั้งหมด

5.เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชี 1 ตำแหน่ง

หน้าที่

5.1. รับชำระค่าเล่าเรียนและบันทึกรับเป็นเงินสดหรือบัตรเครดิตหรือเช็ค

5.2.ดูแลการจัดทำบัญชีการเงินรายรับ-รายจ่ายทั้งหมด การชำระหนี้การค้างชำระ

5.3.ดูแลการจัดทำงบประมาณที่เกี่ยวข้อง

5.4.ดูแลการจัดทำภาษีและใบเสร็จทั้งหมด

5.5. จัดทำรายงานด้านการเงินทั้งหมด

แผนผังโครงสร้างระบบสารสนเทศของแผนกต่างๆ ของบริษัท

                แผนผังโรงเรียนกวดวิชาผ่านอินเตอร์เน็ตจะมีโครงสร้างตามแผนผังด้านบนและมีหน้าที่การทำงานต่างกันไปตามส่วนงานต่างๆที่จำเป็นได้แก่

                ฝ่ายบริหารซึ่งต้องดูแลการทำงานทุกส่วนงาน

                ฝ่ายครูผู้สอนที่อาจจะต้องมี 2 คนเพื่อเพียงพอกับรายวิชาที่จะเปิดสอน

                 ฝ่ายธุรการ งานทะเบียน

                ฝ่ายเจ้าหน้าที่สารสนเทศหรือคอมพิวเตอร์ เพราะโรงเรียนเน้นการเรียนการสอนแบบออนไลน์ดังนั้นจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับระบบไอที และ

                เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีซึ่งสำคัญในแง่การทำธุรกิจ

                สำหรับการบริหารงานโรงเรียนจะมีโครงสร้างและลักษณะการทำงานดังรูปด้านบน โดยมีนโยบายจากผู้บริหารไปยังครูผู้สอนว่าต้องการให้หลักสูตรไปในทิศทางใด ทั้งนี้ผู้บริหารต้องรับฟังความต้องการของลูกค้าซึ่งก็คือนักเรียนนั้นเอง และนักเรียนก็จะได้รับความรู้จากการสอนของครูผู้สอน โดยมีกระบวนการระบบการเรียนการสอนและการบริหารงานทั้งหมดควบคุมดูแลทุกๆส่วน

ระบบการลงทะเบียนนักเรียนซึ่งจะเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับตัวนักเรียน ที่เรียนเกือบทั้งหมด ตั้งแต่การรับสมัคร จนถึงการออกใบประกาศนีบัตรตอนจบ รวมถึงการติดต่อกับทางโรงเรียนอีกด้วย

                ระบบการเงินเป็นอีกส่วนหนึ่งที่สำคัญ เนื่องจากเป็นขั้นตอนก่อนที่จะมีการเรียนการสอนเกิดขึ้น ต้องมีการชำระเงินให้เรียบร้อยด้วยวิธีต่างๆที่กำหนด จึงจะสามารถไปยังขั้นตอนต่อไปได้ จนถึงกระบวนการเรียนการสอน และยังมีส่วนสำคัญในการคำนวณต้นทุน รายรับ รายจ่าย ที่เหมาะสมในการบริหารงานโรงเรียน เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ด้วยดี

                แผนผังและระบบการจ่ายเงินมีความสำคัญอย่างมากในการบริหารต้นทุนและกำไร รวมถึงการเสียภาษี และค่าใช้จ่ายอื่นๆให้เป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม รวมถึงการค้างชำระจากนักเรียนอีกด้วย

                เป็นส่วนสำคัญอย่างมากเกี่ยวกับโรงเรียนกวดวิชา เพราะหากการเรียนการสอนเกิดผลสัมฤทธิ์ ทำให้นักเรียนที่เรียนเกิดผลสำเร็จ จะส่งผลต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือของโรงเรียน และตัวหลักสูตร ตามมา รวมถึงขั้นตอนปฎิบัติระหว่างทำการเรียนการสอนผ่านสื่อออนไลน์ สามารถเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ รวมถึงมีการโต้ตอบ ระหว่างผู้สอนและนักเรียนได้ทันทีหากนักเรียนมีคำถามหรือข้อสงสัย รวมถึง สื่อการเรียนการสอนออนไลน์อื่น และตำราเรียนแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือ E-Books ที่นักเรียนสามารถศึกษาเพิ่มเติม นอกเวลาหรือดาวน์โหลดได้เพิ่มเติมจากระบบของโรงเรียน รวมถึงความสะดวกในการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ได้หลากหลายรูปแบบของผู้เรียนอีกด้วย ซึ่งสำคัญมากในการออกแบบโครงสร้างระบบสารสนเทศโดยรวมของโรงเรียนเพื่อให้คลอบคลุมทุกๆส่วน