การบริหารทรัพยากรโครงการ

การบริหารทรัพยากรโครงการ

           การบริหารโครงการใดๆ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำหลักการบริหารบุคลากรเข้ามาปรับใช้เพื่อความสำเร็จของโครงการ อย่างไรก็ตามพบว่าองค์กรหลายแห่งยังประสบปัญหาไม่สามารถบริหารงานตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้ได้ ซึ่งมีสาเหตุมาจากแผนกลยุทธ์ขององค์กรนั้นไม่มีความเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร ทำให้เป้าหมายในผลการปฏิบัติงานขององค์กรและเป้าหมายในผลการปฏิบัติงานของสมาชิกองค์กรเป็นไปคนละทิศทาง เป้าหมายทั้ง 2 ส่วนไม่มีความสอดคล้องกัน (align) ซึ่งหากระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ได้วัดปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับผลสำเร็จของแผนกลยุทธ์ขององค์กร ก็จะทำให้แผนกลยุทธ์ดังกล่าวมีแนวโน้มที่จะล้มเหลว           ความคิดเห็นเพื่อเสนอแนวทางในการจัดการความสอดคล้องของผลการปฏิบัติงานระดับองค์กรและผลการปฏิบัติงานระดับบุคคลมีแนวทางในการจัดการความสอดคล้องของผลการปฏิบัติงานระดับองค์กรและผลการปฏิบัติงานระดับบุคคลต้องมีการใช้ระบบการประเมินผลการปฎิบัติงานมาใช้ในการจัดการได้แก่

            การบริหารบุคลากรโครงการ

            การบริหารโครงการ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำหลักการบริหารบุคลากรเข้ามาปรับใช้อย่างเหมาะสมเพื่อความสำเร็จของโครงการ ผู้จัดการโครงการจะต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับความรู้เบื้องต้น ความหมาย วัตถุประสงค์ และความสำคัญของการบริหารบุคลากรโครงการ

การบริหารบุคลากรโครงการมีความสำคัญต่อการจัดทำโครงการ ดังต่อไปนี้ คือ

1) เพิ่มคุณภาพของบุคลากร ทั้งด้านการพัฒนาและเพิ่มพูนศักยภาพ ให้มีความรู้ความสามารถ มี

ทักษะและความชำนาญงาน ในการดำเนินโครงการ

2) เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงานเป็นทีม บุคลากรที่มีคุณภาพ มีความรู้

ความสามารถ และได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่ดี จะช่วยสร้างเสริมบรรยากาศที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน

เป็นทีม อีกทั้งการได้รับการสร้างขวัญ กำลังใจและเกิดแรงจูงใจที่ดี ย่อมมีผลให้ทุกคนในทีมงานโครงการ

ทุ่มเทให้กับงานอย่างเต็มกำลังความสามารถ ซึ่งจะทำให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่นมี

ประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

3) ได้ผลงานที่มีคุณภาพ การทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลทำให้โครงการสำเร็จลุล่วงตาม

แผนและได้ผลงานที่มีคุณภาพ มีมาตรฐาน เป็นที่ยอมรับ สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานระบบ

และตอบสนองต่อความต้องการทางธุรกิจได้ในเวลาที่เหมาะสม

4) ความคุ้มค่าในการลงทุน การบริหารจัดการบุคลากรที่ดีจะช่วยให้การบริหารโครงการเป็นไป

อย่างราบรื่น มีการใช้ประโยชน์จากทรัพยากรทุกชนิดอย่างเต็มประสิทธิภาพ ได้ผลงานที่มีคุณภาพ เกิด

ความคุ้มค่าของการลงทุนจัดทำโครงการ สร้างประโยชน์และความพึงพอใจสูงสุดให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับ

โครงการ

การวางแผนทรัพยากรมนุษย์

            การจัดการทรัพยากรมนุษย์เป็นกระบวนการที่ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะนำหลักการต่างๆ มาประยุกต์ใช้ในการที่จะทำให้องค์การมีบุคลากรที่มีคุณภาพมาร่วมงานอย่างเพียงพอและต่อเนื่องเพื่อให้องค์การสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ดังนั้นนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่มีความสามารถจะต้องสามารถนำความรู้ ประสบการณ์ และทักษะต่างๆ เข้ามาประกอบในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพื่อให้ผลงานที่ออกมามีคุณภาพและยังประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ บุคลากร และสังคมส่วนรวมได้ นอกจากนี้การจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ประสบความสำเร็จจะต้องอาศัยขั้นตอนที่ละเอียดอ่อนมากมาย โดยขั้นตอนสำคัญที่ขาดไม่ได้ในงานทรัพยากรมนุษย์คือ การวางแผน (Planning) ผู้บริหารงานทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีวิสัยทัศน์ (Vision) ที่กว้างไกลสามารถเข้าใจสถานการณ์และวิเคราะห์เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ ซึ่งจะมีผลกระทบต่อทิศทางการดำเนินงานและความต้องการด้านบุคลากรขององค์การ เพื่อที่จะสามารถวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning : HRP) ได้อย่างรอบคอบ รัดกุม มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับความต้องการในแต่ละช่วงเวลาได้

            ดังนั้นจากความหมายของ “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือกระบวนการที่ใช้คาดการณ์ความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์การ อันจะส่งผลถึงการกำหนดวิธีการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรและการตอบสนองต่อปัจจัยแวดล้อม ตั้งแต่ก่อนบุคลากรเข้าร่วมงานกับองค์การ ขณะปฏิบัติงานอยู่ในองค์การ จนกระทั่งเขาต้องพ้นออกจากองค์การ เพื่อให้องค์การใช้เป็นแนวทางปฏิบัติและเป็นหลักประกันว่าองค์การจะมีบุคลากรที่มีคุณภาพอย่างเพียงพออยู่เสมอ ตลอดจนเพื่อให้บุคลากรมีคุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Work Life : QWL) ที่เหมาะสม สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสอดคล้องกับวัตถุประสงค์รวมขององค์การ โดยมีเป้าหมายสำคัญเพื่อประสิทธิภาพ ความมั่นคง และการเจริญเติบโตขององค์การ บุคลากร และสังคม” ดังนั้นจากความหมายที่กล่าวมา จะเห็นได้ว่าการวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะประกอบด้วยส่วนประกอบที่สำคัญดังต่อไปนี้

            1. กระบวนการ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องโดยผู้มีหน้าที่วางแผนด้านทรัพยากรมนุษย์ต้องทำการเก็บข้อมูล ศึกษา วิเคราะห์ วางแนวทางปฏิบัติตรวจสอบ ปรับปรุง และเปลี่ยนแปลง แผนการดำเนินงานให้เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา มิใช่การกระทำที่มีลักษณะแบบครั้งต่อครั้งหรือเป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเท่านั้น

            2. การคาดการณ์ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ต้องมีการคาดการณ์ไปในอนาคตถึงความต้องการด้านบุคลากรขององค์การว่ามีแนวโน้วหรือทิศทางที่จะออกมาในลักษณะใด เช่น ขนาดขององค์การ หรือกระบวนการทำงานที่เปลี่ยนแปลง โดยที่นักบริหารทรัพยากรจะต้องมีความเข้าใจถึงสภาวะแวดล้อมที่มีผลต่อองค์การทั้งในระดับมหาภาคและระดับจุลภาค ตลอดจนมีความสามารถที่จะนำความรู้และความเข้าใจนั้นมาประกอบวิเคราะห์เหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ เพื่อให้สามารถทำการพยากรณ์สถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างใกล้เคียงกับความเป็นจริงที่สุด ซึ่งจะทำให้การดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

            3. วิธีปฏิบัติ เมื่อมีการคาดการณ์ถึงสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตแล้ว นักบริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องกำหนดวิธีการปฏิบัติเพื่อเป็นแนวทางให้แต่ละกิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การสรรหา การคัดเลือก การฝึกอบรม การธำรงรักษา จนถึงการเกษียณอายุของบุคลากร เพื่อให้สามารถดำเนินการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การและกระแสการเปลี่ยนแปลงของสังคมได้อย่างเหมาะสม

            4. องค์การและบุคลากร นักบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่มีความสามารถจะต้องสร้างและรักษาสมดุลของทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์การให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา การวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะเป็นเครื่องมือและแนวทางสำคัญในการสร้างหลักประกันว่าองค์การจะมีบุคลากรที่มีคุณภาพตามที่ต้องการร่วมงานในปริมาณที่เหมาะสม โดยไม่เกิดสภาวะบุคลากรล้นงานหรือขาดแคลนแรงงานขึ้น

            จากองค์ประกอบที่กล่าวมาแล้วข้างต้น สามารถสรุปได้ว่า “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์คือ กระบวนการต่อเนื่องที่ใช้ในการคาดการณ์และกำหนดวิธีการปฏิบัติในกิจกรรมด้านบุคลากร เพื่อรักษาสมดุลของบุคลากรในองค์การให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว”

            นอกจากนี้ ในทางปฏิบัติ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์อาจจะมีชื่อเรียกที่แตกต่างกันตามขอบเขต ความหมาย ลักษณะของงาน  และผู้ใช้จะนำมากล่าวอ้าง เช่น การวางแผนกำลังคน (Man Power Planning) การวางแผนการจ้างงาน (Employment Planning) การวางแผนบุคลากร (Personal Planning) เป็นต้น ซึ่งในที่นี้จะใช้คำว่า “การวางแผนทรัพยากรมนุษย์” เป็นหลักโดยอาจจะใช้คำอื่นทดแทนในบางครั้งตามความเหมาะสม เนื่องจากการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นคำศัพท์ที่มีความหมายครอบคลุมกิจกรรมต่างๆ ของงานงานแผนบุคลากรภายในองค์การมากที่สุดให้สมาชิกแต่ละคนสามารถทำงานสนองต่อความต้องการของสังคมได้อย่างมีประสิทธิภาพ                            การจัดการทรัพยากรมนุษย์ก็เช่นเดียวกับกิจกรรมทางสังคมอื่นที่การเปลี่ยนแปลงในอดีตมีอัตราที่ไม่มาก ทำให้องค์การสามารถปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างไม่มีปัญหามากนัก จึงไม่จำเป็นที่จะต้องนำหลักวิชาการขั้นสูงมาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แต่การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในปัจจุบันได้ส่งผลกระทบต่องานทรัพยากรมนุษย์ขององค์การทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม ดังจะเห็นได้จากกระแสแรงงานที่มีการศึกษาสูงขึ้น ความต้องการเงินเดือนและความปลอดภัยในอาชีพ นอกจากนี้บุคลากรในหลายองค์การยังมีค่านิยมและทัศนคติในการทำงานที่เปลี่ยนไป โดยมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนงานมากขึ้นเมื่อเทียบกับแรงงานในอดีต ที่นิยมทำงานกับองค์การในลักษณะที่เป็นการจ้างงานตลอดชีพ (Life – long Employment) หรือการเข้ามาของแรงงานต่างชาติในระดับต่างๆ ที่พร้อมจะปฏิบัติงานในคุณภาพที่ใกล้เคียงกับบุคลากรที่เป็นชนชาตินั้นๆ แต่ยินดีรับค่าตอบแทนที่แตกต่างกัน ตลอดจนแรงงานต่างชาติที่มีทักษะเฉพาะเข้ามาปฏิบัติงานในบางประเภท เป็นต้น

            ดังนั้นนักบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงจำเป็นที่จะต้องจัดทำแผนบุคลากรขึ้น เพื่อรองรับต่อการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้อย่างสอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์ทางสังคมและสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป เพื่อให้องค์การสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลท่ามกลางความผันผวนที่เกิดขึ้น

          

 เพื่อให้องค์การมีความพร้อม

            สำหรับการจัดการทรัพยากรมนุษย์นั้นนับเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่องค์การจะต้องมีการวางแผนบุคลากรเพื่อรองรับต่อผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น อีกทั้งยังเป็นการเตรียมความพร้อมขององค์การให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีคุณภาพและต่อเนื่องท่ามกลางกระแสการพลวัตของสังคม

            นอกจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายนอกองค์การแล้ว การเปลี่ยนแปลงภายในองค์การยังส่งผลถึงรูปแบบในการจัดการทรัพยากรมนุษย์ด้วยเช่นกัน เช่น การที่องค์การเจริญเติบโตขึ้น ย่อมส่งผลถึงความต้องการบุคลากรในสาขาต่างๆ เพื่อที่จะเข้ามาปฏิบัติงานตามปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น ถ้าองค์การมิได้มีการวางแผนบุคลากรไว้ล่วงหน้าแล้ว องค์การย่อมจะได้รับผลกระทบถึงการขาดแคลนบุคลากรที่จะเข้ามาปฏิบัติงาน ซึ่งจะส่งผลเชื่อมโยงถึงผลิตภาพ (Productivity) การแก้ปัญหาและการเจริญเติบโตอย่างต่อเนื่องขององค์การ จึงนับเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับนักบริหารงานบุคลคลที่จะต้องทำการวางแผนบุคลากร เพื่อเป็นการสร้างความพร้อมขององค์กาในการรองรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น และทำให้องค์การสามารถดำเนินการได้อย่างมั่นคง มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในอนาคต

            เพื่อให้องค์การมีแนวทางในการปฏิบัติงาน การจัดการทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ ด้านบุคลากร ตั้งแต่การสรรหา การคัดเลือก การฝึกอบรม การเลื่อนตำแหน่งจะเห็นได้ว่า การจัดการทรัพยากรมนุษย์เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน จึงนับเป็นความจำเป็นอย่างยิ่งที่องค์การจะต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ทั้งในระดับเฉพาะและระดับองค์การขึ้นเป็นแนวทางในการปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับทิศทางการดำเนินงานขององค์การ อันจะส่งผลต่อการพัฒนาและการใช้บุคลากรได้อย่างเต็มความสามารถ ซึ่งจะทำให้องค์การมีความเจริญก้าวหน้า สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้

            เพื่อให้ได้บุคลากรที่มีคุณภาพ หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์มีหน้าที่สำคัญที่จะต้องวางแผนบุคลากรให้เหมาะสมและสอดคล้องกับสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น เพื่อให้องค์การมีบุคลากรที่มีคุณภาพสูง มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานในปริมาณที่เหมาะสม นอกจากนี้ผลของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในสิ่งแวดล้อมจะผลักดันให้องค์การต้องมีการพัฒนาบุคลากรภายในให้มีความพร้อมอยู่เสมอ เช่น ความก้าวหน้าของวิทยากรคอมพิวเตอร์ ส่งผลให้ภาคธุรกิจมีความจำเป็นที่จะต้องนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นการเพิ่มความสามารถและศักยภาพในการดำเนินธุรกิจ การที่จะนำคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์การจะต้องมีบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจ และสามารถทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้อย่างดี ด้วยเหตุนี้องค์การจึงต้องมีโครงการฝึกอบรมบุคลากร เพื่อให้สามารถปรับตัวให้สอดคล้องกับการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ ดังนั้นการวางแผนบุคลากรจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับแต่ละหน่วยงาน เนื่องจากแผนบุคลากรไม่เพียงแต่เป็นการคาดการณ์ความต้องการบุคลากรในองค์การเท่านั้น แต่ยังเป็นการเตรียมความพร้อม ตั้งแต่การสรรหา การคัดเลือก และการพัฒนาให้บุคลากรมีคุณภาพและความพร้อมในการปฏิบัติงาน ตลอดจนจัดวางแนวทางเสริมสร้างขวัญและกำลังใจและการจัดการบำรุงรักษาให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานกับองค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ

กระบวนการในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

            การวางแผนได้รับการยอมรับว่าเป็นหน้าที่สำคัญอันดับแรกที่ผู้จัดการต้องปฏิบัติในการบริหารงาน เนื่องจากว่าการวางแผนจะช่วยให้บุคลากรเห็นภาพความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องกระทำจนกระทั่งบรรลุเป้าหมาย ทำให้เขาสามารถที่จะปฏิบัติภารกิจที่ได้รับมอบหมายอยางเหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการตามที่ตั้งไว้ ดังที่มีผู้กล่าวว่า “แผนการที่ดีเปรียบเสมือนแผนที่ที่บ่งบอกรายละเอียด” โดยในแผนที่ฉบับนี้จะมีข้อมูลต่างๆ พร้อมทั้งมีการกำหนดเครื่องมือ เครื่องใช้ และอุปกรณ์สำคัญประกอบการเดินทาง เพื่อให้บุคลากรสามารถเดินทางถึงจุดหมายได้อย่างสะดวก ปลอดภัย มีอุปสรรคน้อยที่สุด เนื่องจากผู้วางแผนได้มีการเตรียมการต่างๆ เพื่อรองรับสถานการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นเอาไว้ล่วงหน้า หรือกรณีมีปรากฏการณ์ที่มิได้คาดฝันเกิดขึ้น องค์การก็สามารถที่จะปรับแผนการให้มีความเหมาะสมและสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายและรวดเร็วกว่าการที่มิได้มีการเตรียมการอะไรล่วงหน้า ปกติผู้วางแผนจะต้องทำการเก็บรวบรวมข้อมูล ศึกษา วิเคราะห์ และตัดสินใจ เพื่อที่จะตอบคำถามต่อไปนี้

            1. จะทำอะไร (What to do?)  การวางแผนเป็นการวางแผนแนวทางปฏิบัติสำหรับอนาคต ดังนั้นผู้ที่มีหน้าที่วางแผนจะต้องทำการกำหนดเป้าหมายว่าต้องการที่จะทำอะไร  โดยพิจารณาว่าเป้าหมายนั้นมีความสอดคล้องกับภารกิจตามวัตถุประสงค์ของอค์การหรือไม่ เนื่องจากแผนงานจะต้องสนับสนุนต่อการบรรลุความต้องการสูงสุดขององค์การ

            2. จะทำอย่างไร (How to do?) นอกจากการกำหนดจะทำอะไรแล้ว ผู้ที่มีหน้าที่วางแผนจะต้องกำหนดแนวทางปฏิบัติว่าต้องการจะทำอะไรและทำอย่างไร เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้การใช้ทรัพยากรขององค์การเป็นไปในทิศทางที่เหมาะสมและตรงตามความต้องการที่สุด

            3. จะให้ใครทำ (Who will do?) การเลือกสรรบุคลากรนับว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะการใช้บุคลากรที่มีความสามารถเหมาะสมกับงาน จะทำให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นตามแผนที่กำหนดโดยผู้วางแผนต้องตัดสินใจเลือกบุคคลที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถที่เหมาะสมกับงาน เพื่อมาปฏิบัติงานให้ดำเนินไปตามที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ

            4. จะทำเมื่อไร (When to do?) เนื่องจากระยะเวลาจะเป็นตัวกำหนดและควบคุมให้การดำเนินงานเป็นไปตามที่ต้องการ ดังนั้นนอกจากการกำหนดเป้าหมายว่าต้องการที่จะทำอะไร พร้อมทั้งทำการตัดสินใจเลือกแนวทางและบุคลากรที่จะปฏิบัติตามแล้ว ผู้วางแผนจะต้องกำหนดระยะเวลาในการดำเนินงานรวมว่าต้องเสร็จสิ้นเมื่อใด และกิจกรรมใดสมควรจะกระทำเมื่อใด โดยมีระยะเวลาเท่าใด พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาที่แต่ละกิจกรรมสมควรจะเสร็จสิ้นลง

            การวางแผนบุคลากรเป็นงานที่มีความสำคัญมากต่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันเป็นอย่างมาก ตามที่ได้กล่าวถึงเหตุผลในหัวข้อที่ผ่านมา ปกติการวางแผนบุคลากรนั้นจะมีลักษณะพื้นฐานเช่นเดียวกับการวางแผนงานอื่น ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนการเงิน แผนการตลาด หรือแผนการผลิตที่มีลักษณะเป็นกระบวนการต่อเนื่องซึ่งต้องดำเนินการผ่าน 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

            ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมการ (Preparation) เป็นขั้นตอนแรกในการวางแผน โดยที่ผู้วางแผนจะต้องทำการรวบรวมข้อมูล ศึกษา และวิเคราะห์รายละเอียดต่างๆ ที่สำคัญและมีผลต่อการวางแผนตามลำดับ ดังต่อไปนี้

            ศึกษาวัตถุประสงค์ขององค์การ ผู้วางแผนจะต้องศึกษาและทำความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ขององค์การว่ามีวัตถุประสงค์อะไรบ้าง มีลำดับความสำคัญก่อนหลังอย่างไร เพื่อเป็นการกำหนดขอบเขตของการวางแผน

            วิเคราะห์สถานการณ์ หลังจากทำความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ขององค์การแล้ว ผู้วางแผนจะต้องทำการเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งจากภายนอกและภายในองค์การ เพื่อทำการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันที่องค์การกำลังเผชิญอยู่ และทำการวางแนวทางสำหรับการดำเนินการในอนาคต

            กำหนดเป้าหมายของแผนงาน เมื่อทราบถึงวัตถุประสงค์และสถานการณ์ปัจจุบันขององค์การแล้ว ผู้วางแผนก็สามารถที่จะกำหนดเป้าหมายของแผนงานว่าต้องการที่จะทำอะไรในอนาคต โดยเป้าหมายของแผนควรจะมีความชัดเจนพอที่จะใช้เป็นแนวทางสำหรับการดำเนินงานในขั้นต่อไปอย่างมีกระสิทธภาพและประสิทธผล

            พิจารณาความสอดคล้อง ก่อนที่จะนำเป้าหมายที่ได้กำหนดขึ้นมาเป็นแนวทางในการร่างแผนการ ผู้วางแผนจะต้องพิจารณาความสอดคล้องระหว่างวัตถุประสงค์ของอค์การกับเป้าหมายของแผนงานว่ามีความสอดคล้องกันเพียงใด ถ้าเป้าหมายและวัตถุประสงค์มีความขัดแย้งกัน จำเป็นที่จะต้องมีการปรับปรุงเพื่อให้เกิดความเหมาะสมขึ้น เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาในการดำเนินงานในอนาคต

            พิจารณาความเป็นไปได้ ผู้วางแผนจะทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแผนงานที่จะต้องทำ   เพื่อทำการศึกษาปัจจัยแวดล้อมต่าง รวมทั้งพยายามใช้ข้อมูลที่มีอยู่คาดการณ์สถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ตลอดจนวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของแผนงานอย่างคร่าวๆ

การวางแผนไม่ว่าจะเป็นแผนการเงิน แผนการตลาด แผนกลยุทธ์ หรือแผนปฏิบัติการ ล้วนแล้วแต่จะต้องผ่านขั้นตอนย่อยดังที่กล่าวมาด้วยกันทั้งสิ้น การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ก็เช่นกัน ผู้วางแผนทรัพยากรมนุษย์จะต้องเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ขององค์การว่าองค์การมีวัตถุประสงค์รวมอย่างไรบ้าง มีวัตถุประสงค์ข้อใดเกี่ยวข้องกับงานด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ อย่างไร จากนั้นผู้วางแผนจะต้องทำการศึกษาถึงข้อมูลปัจจุบันในด้านต่างๆ ตั้งแต่ระดับมหาภาค ได้แก่ นโยบายรัฐบาล ปัจจัยทางเศรษฐกิจ การเมือง วิทยากร แนวโน้มทางสังคม การศึกษา และจำนวนประชากร เป็นต้น จนกระทั่งถึงปัจจัยระดับองค์การ ว่าปัจจุบันสถานการณ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์การเป็นอย่างไร มีความเหมาะสมหรือมีปัญหาที่จะต้องแก้ไขบ้างหรือเปล่า การดำเนินการ สถานการณ์ด้านการตลาด หรือฐานะทางการเงินขององค์การเป็นอย่างไร เป็นต้น

            ผู้วางแผนสามารถกำหนดเป้าหมายของแผนงานได้จากข้อมูลที่มีอยู่แต่ก่อนที่จะดำเนินการ ในขั้นตอนต่อไปเขาจะต้องมีการพิจารณาความสอดคล้องระหว่างเป้าหมายของแผนงานกับวัตถุประสงค์ขององค์การ ถ้าทั้งสองส่วนนี้ไม่มีความสอดคล้องกันก็จะต้องปรับปรุงให้มีทิศทางที่เหมาะสม แต่โดยทั่วไปแล้วเป้าหมายของแผนทรัพยากรมนุษย์มักจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์การอยู่แล้ว เพื่อจะให้การดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์มีส่วนส่งเสริมต่อความสำเร็จขององค์การ จากนั้นผู้วางแผนต้องทำการคาดการณ์อนาคตถึงความต้องการด้านบุคลากรขององค์การว่าองค์การจะมีความต้องการบุคลากรในสายงานใด ระดับใด และจำนวนเท่าใด ตลอดจนพิจารณาว่าในแต่ละสายงานและระดับการบังคับบัญชาจะมีบุคลากรโยกย้ายเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง เกษียณอายุ หรือเปลี่ยนแปลงในกรณีอื่นๆ ในระยะเวลาและปริมาณเท่าใด เพื่อนำข้อมูลมาใช้เป็นแนวทางในการจัดทำแผนทรัพยากรมนุษย์ที่ชัดเจน

            ขั้นตอนที่ 2 การสร้างแผน (Plan Formulation) ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจากการเตรียมการ โดยผู้วางแผนจะทำการกำหนดแผนการที่จะปฏิบัติขึ้นมาอย่างชัดเจน

·        กำหนดทางเลือก จากข้อมูลที่มีในขั้นตอนแรกผู้วางแผนจะต้องทำการประมวลผลเพื่อกำหนดทางเลือกปฏิบัติต่างๆ ที่จะสามารถบรรลุเป้าหมายได้ โดยผู้วางแผนต้องพยายามสร้างทางเลือกที่เป็นไปได้มากที่สุด เพื่อที่จะใช้ประกอบการตัดสินใจให้ได้แนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมที่สุด

·        เลือกทางเลือกที่เหมาะสม เมื่อได้ทางเลือกต่างๆ ที่จะนำมาใช้เป็นแนวทางปฏิบัติแล้ว ผู้วางแผนจะต้องทำการพิจารณาถึงข้อได้เปรียบและข้อจำกัดของแต่ละทางเลือก เพื่อทำการตัดสินใจคัดเลือกแนวทางที่เหมาะสม มาใช้เป็นแนวทางหลักในการจัดทำแผนการปฏิบัติต่อไป

·        กำหนดแผน ผู้วางแผนจะต้องทำการกำหนดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน ตลอดจนกำหนดการใช้ทรัพยากรและปัจจัยต่างๆ ที่จะสนับสนุนการดำเนินงานของแผนระยะเวลาและบุคคลผู้เกี่ยวข้อง และนำมาเขียนเป็นแผนการให้ชัดเจน เพื่อให้แผนการมีความรอบคอบและชัดเจนต่อการปฏิบัติ ซึ่งจะส่งผลให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับความต้องการ

            เช่นเดียวกับการวางแผนประเภทอื่นๆ นักบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ทำหน้าที่วางแผนบุคลากรจะทำการกำหนดแผนการขึ้นจากข้อมูลที่ได้มาขั้นตอนการเตรียมการ โดยในขั้นตอนนี้จะมีการกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมด้านบุคลากรต่างๆ ที่องค์การจะต้องปฏิบัติ ตั้งแต่การสรรหา การคัดเลือก การฝึกอบรม การประเมินผล การเลื่อนขั้น การโยกย้าย การลงโทษ การเกษียณอายุ ว่าในแต่ละกิจกรรมจะมีขั้นตอนในการปฏิบัติอย่างไร ต้องกระทำในช่วงระยะเวลาใด และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง เพื่อให้แผนการที่ออกมามีความถูกต้อง คอบคลุมตามความต้องการ และเหมาะสมกับสถานการณ์มากที่สุด

            ขั้นตอนที่ 3 การปฏิบัติตามแผน (Plan Implementation)  จะเป็นขั้นตอนการนำแผนงานที่ถูกสร้างขึ้นไปทำการปฏิบัติ สำหรับแผนบุคลากรก็เช่นกัน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำแผนต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นแผนการสรรหาและการคัดเลือกบุคลากร แผนการฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากร แผนกการแต่งตั้งและโยกย้ายตำแหน่งที่ถูกกำหนดขึ้นไปดำเนินการ

            การกำหนดบุคลากร ถึงแม้สังคมโลกจะกว้างเขาสู่ยุคโลกาภิวัฒน์ (Globailization) ทรัพยากรมนุษย์ก็ยังถือเป็นหัวใจสำคัญในการทำให้งานทุกงานประสบความสำเร็จ ดังนั้นนักวางแผนต้องกำหนดบุคลากรที่จะรับผิดชอบการปฏิบัติงานในแต่ละส่วน  เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามวัตถุประสงค์

            การจัดสรรทรัพยากร เนื่องจากองค์การมีทรัพยากรที่จำกัด ดังนั้นผู้ที่ทำหน้าที่วางแผนจะต้องสามารถกำหนดและจัดสรรกรใช้ปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสมเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ

            การสร้างความเข้าใจ นอกจากการจัดสรรบุคลากรและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพแล้วการสร้างความเข้าใจก็เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้วางแผนจะต้องมีหน้าที่สำคัญในการสื่อสารและสร้างความเข้าใจร่วมกันในกลุ่มผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้อย่างเหมาะสม

            การควบคุม นอกจากแผนงานที่วางไว้รอบคอบและชัดเจนแล้ว การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการควบคุมและติดตามผล เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าแผนการที่วางไว้มีความเหมาะสมกับสถานการณ์ ตลอดจนให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

   ขั้นตอนที่ 4 การประเมินผล (Plan Evaluation) หลังจากการนำแผนการที่วางไว้ไปปฏิบัติ ผู้ควบคุมแผนจะต้องมีการประเมินผลว่าแผนการสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ การปฏิบัติงานเป็นไปตามที่ได้วางแผนหรือไม่ อย่างไร หรือมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นโดยมีผลกระทบต่อแผนที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ อย่างไร โดยผลลัพธ์จากการประเมินจะเป็นข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) สำหรับการปรับปรุงแผนการหรือการวางแผนในครั้งต่อไป

·        เปรียบเทียบ ผู้ควบคุมแผนจะต้องทำการเก็บรวบรวมข้อมูลจากการดำเนินงาน แล้วทำการเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับแผนที่ได้วางไว้ ว่ามีความเหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร เพื่อใช้ประกอบการวิเคราะห์ปัญหาและการปรับปรุงแผนงานให้มีความสอดคล้องกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

·        วิเคราะห์ปัญหา ผู้ควบคุมแผนจะต้องนำข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและการเปรียบเทียบมาประกอบในการวิเคราะห์ปัญหา อุปสรรค และผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติ เพื่อกำหนดปัญหาและพยายามค้นหาสาเหตุที่แท้จริง

·        เสนอความคิด ผู้ควบคุมแผนจะต้องนำผลลัพทธ์ที่ได้จากการประมวลมาใช้ประกอบการเสนอแนวความคิดในการปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงาน เพื่อให้แผนงานมีความเหมาะสมและสามารถนำมาใช้ปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในสถานการณ์จริง

             การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้มีประสิทธิภาพมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการประเมินผลการปฏิบัติงาน เพราะนอกจากจะสามารถนำผลลัพธที่ได้จากการประเมินไปใช้ในการปรับปรุงแผนการปฏิบัติในอนาคตแล้ว แผนบุคลากรยังเกี่ยวข้องโดยตรงกับบุคคลซึ่งถือเป็นปัจจัยหลักทางการบริหารและเป็นปัจจัยสำคัญในการที่จะทำให้องค์การสามารถพัฒนาและเจริญเติบโตได้อย่างมั่นคง โดยเราสามารถจัดขั้นตอนในการวางแผนซึ่งเริ่มตั้งแต่การเตรียมการ การสร้างแผน การปฏิบัติ และการประเมินผล

            การวางแผนจะเป็นการกำหนดแนวทางปฏิบัติโดยอาศัยการคาดการณ์สถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตเป็นแนวทาง แต่เป็นที่ทราบกันดีว่าเหตุการณ์ในอนาคตเป็นเหตุการณ์ที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง ถึงแม้ผู้วางแผนจะพยายามรวบรวม ศึกษา และวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ โดยใช้หลักวิชาการเข้าประกอบในการพยากรณ์แล้วก็ตาม การพยากรณ์นั้นก็ยังเป็นเรื่องที่เกี่ยวพันกับความไม่แน่นอนอยู่ดี ดังนั้นเมื่อเวลาผ่านไปจะทำให้ผู้วางแผนได้รับข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์เพื่มขึ้น ตลอดจนเหตุการณ์จะมีแนวโน้มที่ชัดขึ้น จึงต้องทำการปรับปรุงแผนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ มีผู้กล่าวว่า “แผนการที่ดีจะต้องมีความยืดหยุ่น สามารถปรับปรุงให้สอดคล้องกับแนวโน้มของสถานการณ์ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ

            ซึ่งผลของการปฎิบัติงานขององค์กรและผลการปฎิบัติงานระดับบุคคลจะต้องมีความสอดคล้องและประสานกันไปในทิศทางเดียวกันจึงจำเป็นต้องมีการจัดการ ทั้งสองส่วนโดยใช้หลักการต่างๆดังนี้

Performance Management System :Performance Appraisal

            โดยมี    KPIs คือ เป้าหมายที่ทำได้โดยมีการประเมินผลงาน เป็นการวัดสมรรถนะของการทำงาน

การวัดสมรรถนะของการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องจะช่วยสร้าง ความพึงพอใจ ในการปฎิบัติงานภายในองค์กร การวัดสมรรถนะที่ดีควรมุ่งผลลัพธ์ที่  การวัดสมรรถนะหรือผลการปฏิบัติงาน ไม่ควรใช้เพื่อการควบคุมหรือบังคับพนักงาน เพราะจะไม่ก่อให้เกิดผลดี และไม่สะท้อนเป้าหมายของการวัดผล นอกจากนี้ควรสร้างค่านิยมของการวัดสมรรถนะให้เหมือนการแข่งขันกีฬาสี พนักงานจะต้องมีเวลาฝึกซ้อม ปรับเปลี่ยนอุปกรณ์ หรือเทคนิค

   แนวทางต่างๆ เพื่อเข้าสู่ระบบของการแข่งขัน โดยไม่มีขอบเขตของความพยายามที่ต้องการจะเพิ่มสมรรถนะ

ความจำเป็นที่องค์กรต้องประเมินผลการปฏิบัติงาน

·        พัฒนาความสัมพันธ์ของบุคคลในองค์กร ในแผนกหรือในฝ่ายต่างๆ

·        ปรับปรุงบุคคลผู้ที่มีผลงานต่ำให้มีผลงานที่ได้มาตรฐาน หรือดีเด่น

·        ธำรงรักษาบุคคลที่ดีและเก่งไว้ในองค์กร

·        ให้สอดคล้องกับกระแสการเปลี่ยนแปลง ซึ่งท้าทายความรู้ความสามารถของพนักงานและผู้บริหาร

·        โลกตะวันตกได้กำหนดมาตรฐานสินค้าและบริการต่างๆ ทำให้เกิดวิวัฒนาการของกระบวนการผลิตสินค้าหรือบริการที่ต้องให้ทันกับข้อกำหนดและมาตรฐานต่างๆ เช่น PSO  ISO  HA   QA ม.อ.ก  TQA

·        เสริมสร้างศักยภาพและประสิทธิภาพขององค์กรให้เกิดการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถแข่งขันหรือ Benchmarking ได้

การประเมินผลงานแบบเดิม

1.       ใช้แบบสำรวจรายการ (Check list)

2.       ใช้การจัดเรียงลำดับ (Rating scale)

3.       ใช้การเปรียบเทียบพนักงาน (Comparison method)

4.       ใช้การบันทึกเหตุการณ์สำคัญ (Critical incident)

5.       ใช้วิธีสอบถามผู้บังคับบัญชา (Field review)

6.       ใช้วิธีเขียนแสดงความคิดเห็นเพื่อประเมินพฤติกรรมบริการ (Free – form essay)

การประเมินผลงานสมัยใหม่

1.       เป็นการประเมินผลิตผลที่มีรูปธรรมชัดเจน

2.       มีองค์ประกอบ 3 ประการ

3.       ใช้วิธีการตั้งจุดหมายร่วมกัน (Muture goal setting)

4.       มีคณะทำงาน (Group Appraisal)

5.       อาศัยเครื่องมือวัดผลสำเร็จของงาน (Key Performance Indicators = KPIs)

การประเมินผลงานแบบสมดุล/ดุลยภาพ
(Performance Appraisal using Balanced Scorecard)

            เป็นการประเมินผลงานสมัยใหม่เกิดขึ้นเมื่อปี 1992 โดย เดวิด นอร์ตัน และโรเบิร์ต คาแพลน(David Norton & Robert Kaplan)ยังไม่มีการนำมาใช้แพร่หลาย เนื่องจากองค์กรต่างๆยังคงใช้วิธีการและคุ้นเคยกับการประเมินผลแบบเดิมๆจนโลกเกิดกระแสการแข่งขัน จึงเริมมีการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สินค้าและบริการของตนได้รับการรับรองมาตรฐานต่างๆจึงต้องมีการกำหนดกรอบการทำงานและประเมินผลงานของ พนักงาน หรือบุคคลากรภายในองค์กร

แนวทางการจัดทำการประเมินผลงาน

·        บุคลากรในองค์กรรู้และเข้าใจ วิสัยทัศน์ พันธกิจและเป้าหมายขององค์กร หมายถึงสถานภาพขององค์กรที่เป็นอยู่ในปัจจุบันและที่จะเป็นไปในอนาคต

·        บุคลากรรู้และเข้าใจเป้าหมายของหน่วยงานที่จะต้องช่วยกระทำให้สำเร็จ

·        บุคลากรรู้และเข้าใจเป้าหมายส่วนบุคคล หมายถึงสิ่งที่พนักงานแต่ละคนจะต้องทำให้สำเร็จโดยมีตัววัดที่ได้กำหนดร่วมกันไว้ ล่วงหน้าก่อนที่จะลงมือปฏิบัติงาน

องค์ประกอบที่จะทำให้การประเมินผลงานประสบผลสำเร็จ

·        ผู้บริหารระดับสูงเห็นด้วยและส่งเสริมให้ดำเนินการ

·        ผู้บริหารระดับกลางและระดับล่างมีส่วนร่วมในการกระทำ

·        สร้างทัศนคติที่ดีต่อระบบการประเมินและมีการสื่อสารให้พนักงานทุกระดับรับรู้และทราบแนวทาง

·        บุคลากรทุกคนพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง

·        บุคลากรตระหนักและยินดีพัฒนาศักยภาพของตนเองเพื่อความเป็นเลิศในงานและผลสำเร็จขององค์กร

·        มีการทบทวนการประเมินผลงานเพื่อพัฒนารูปแบบและวิธีการประเมิน

Performance Management System (ระบบบริหารผลการดำเนินงาน)

ประกอบด้วยการดำเนินการ 4 ขั้นตอน

1. การวางแผนผลการปฏิบัติงาน

2. การประเมินผลการปฏิบัติงาน

3. การให้ข้อมูลป้อนกลับ

4. การพัฒนาและฝึกอบรม

ขั้นตอนที่ 1. การวางแผนผลการปฏิบัติงาน

            ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

1.       ปัจจัยที่ใช้ประเมินผลการปฏิบัติงาน

2.       น้ำหนักของปัจจัยที่กำหนด

3.       วิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน

ส่วนที่ 2. น้ำหนักปัจจัยที่กำหนด

กำหนดโดย คณะกรรมการ HRM น้ำหนักที่กำหนดจะต้องได้รับการอนุมัติและประกาศเป็นนโยบาย แตกต่างกันไปตามตำแหน่งงาน วัฒนธรรมองค์กรและลักษณะของกิจการหรือธุรกิจ ขึ้นอยู่กับความพร้อม ความเข้าใจและการให้ความร่วมมือของพนักงาน

น้ำหนักปัจจัยที่กำหนด  มีหลายแบบ 

     น้ำหนัก COMPETENCY :         น้ำหนัก KPIs

                        80                    20

                        70                    30

                        60                    40

                        50                    50

                        40                    60

                        30                    70

ส่วนที่ 3. วิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน

ผู้ประเมินจะต้องเป็นผู้ที่ได้เห็นได้สัมผัสบุคคลหรือผลงานของบุคคล

90  องศา = ประเมินโดยหัวหน้างาน

180 องศา = ประเมินโดยหัวหน้างานและตนเอง

270 องศา = ประเมินโดยหัวหน้างาน ตนเอง เพื่อนร่วมงานในแผนก ลูกน้องโดยตรง

360 องศา = ประเมินโดยหัวหน้างาน ตนเอง เพื่อนร่วมงานในแผนก ลูกน้องโดยตรง ลูกค้าภายในและภายนอก (ถ้ามีจำนวนมากใช้การสุ่มตัวอย่าง)

การประเมิน 360 องศา ดีอย่างไร

·        เป็นกลาง เที่ยงตรง เชื่อถือได้

·        ได้ข้อมูลของผู้ปฏิบัติงานจากหลายมุมมอง

·        มองเห็นขอบเขตการพัฒนาที่กว้างขึ้น

·        เป็นแรงจูงใจที่ดีมากในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของบุคคล

หลักการเลือกวิธีการประเมิน

·        ประเมินแล้วเกิดความลำเอียง ไม่เป็นธรรมกับผู้ถูกประเมิน

·        มีข้อโต้แย้ง หรือการไม่ยอมรับผลการประเมิน

·        ใช้เวลาในการประเมินนานเกินไป

·        ใช้ทรัพยากรจำนวนมาก

·        ความพร้อมของงานทรัพยากรบุคคล

·        ความพร้อมของระบบสารสนเทศที่จะรองรับข้อมูล

·        ผลการประเมินคุ้มค่ากับเวลาและทรัพยากรที่สูญเสียไป

ขั้นตอนที่ 2. การประเมินผลการปฏิบัติงาน

·        Performance Appraisal

·        Performance Measurment

·        การประเมินผลการปฏิบัติงาน

·        ประกอบด้วย 4 ส่วน

·        การนำเครื่องมือไปใช้ ต้องทำความเข้าใจกับผู้ใช้เครื่องมือให้ใช้ได้ถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์

·        การประเมินในส่วนของ Performance หัวหน้าเป็นผู้ประเมิน

·        การสรุปผลการประเมินออกมาเป็นระดับผลงาน

·        การวิเคราะห์ความจำเป็นในการพัฒนา

ขั้นตอนที่ 3. การให้ข้อมูลป้อนกลับ

เป็นการแจ้งผลการประเมินให้ผู้ถูกประเมินทราบ

·        Informal Feedback 

·        Formal Feedback  แจ้งผลการประเมินให้ทราบเป็นลายลักษณ์อักษร เหตุผลที่ประเมินให้สูงกว่าหรือต่ำกว่าเป้าหมาย โดยให้เวลาเรื่องการให้คำปรึกษาอย่างเพียงพอ เลือกสถานที่ที่เหมาะสมไม่มีการรบกวนจากเสียงโทรศัพท์ หรือบุคคล และให้ ผู้ถูกประเมินเซ็นรับทราบ

การ Feedback พนักงานที่ผลงานไม่ดี

·        ให้คำปรึกษาทันทีหลังจากพฤติกรรมไม่เหมาะสมเกิดขึ้น

·        อธิบายพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมให้ชัดเจนและชี้ให้เห็นถึงผลเสียที่เกิดขึ้น ทั้งในปัจจุบันและในอนาคต

·        เปิดโอกาสให้พนักงานได้ชี้แจงและแสดงความคิดเห็น

·        ถามความเห็นของพนักงานในการแก้ไขปัญหา

·        สรุปข้อยุติหรือกระบวนการแก้ไขปัญหาเป็นขั้นตอน

·        กำหนดวันเพื่อติดตามความคืบหน้าของการปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน

·        แสดงความขอบคุณที่พนักงานให้ความร่วมมือ

การ Feedback พนักงานที่มีผลงานดี

·        แสดงความพอใจกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

·        ขอความเห็นว่าต้องการความช่วยเหลืออะไรเพิ่มเติมเพื่อให้ผลงานดียิ่งขึ้นไป

·        ขอบคุณและขอให้ปฏิบัติงานดีเช่นนี้ต่อไป

ขั้นตอนที่ 4. การพัฒนาและฝึกอบรม

·        นำ Competency Gap มาวางแผนพัฒนา

·        เลือกรูปแบบและวิธีการพัฒนาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสำหรับแต่ละบุคคล แต่ละตำแหน่งงาน (ผู้บริหาร-ผู้ปฏิบัติ) และแต่ละ level

ผลงานที่ดีของบุคลากรในองค์กรประกอบด้วย

       - Competency

       - Managerial style

       - Organizational climate

KPIs (Key Performance Indicators)

·        ตัวชี้วัดผลงานหลัก

·        เป็นปัจจัยในด้านผลลัพธ์ หรือผลผลิต  

·        ใช้วัดผลสำเร็จของงานที่เป็นรูปธรรม นับได้ วัดได้

·        กำหนดร่วมกันระหว่างผู้บริหารองค์กร หัวหน้าในสายงานและพนักงาน

·        กำหนดขึ้นจากหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Activities)

·        ประกาศให้พนักงานทุกคนทราบและกำหนดไว้ใน แบบฟอร์มประเมินผลงาน

KPIs แบ่งเป็น 3 ระดับ

     ระดับที่ 1. Organizational  KPIs

                 ตัวชี้วัดผลงานหลักระดับองค์กร

     ระดับที่ 2. Department  KPIs

                 ตัวชี้วัดผลงานหลักระดับหน่วยงาน

     ระดับที่ 3. Individual  KPIs

                 ตัวชี้วัดผลงานหลักระดับบุคคล

Organizational KPIs

            หมายถึง สิ่งที่ใช้วัดผลการทำงานในภาพรวมขององค์กรเป็นตัวชี้วัดหลักที่ตอบสนองต่อวิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย และ   กลยุทธ์ขององค์กร เช่น รายได้ ส่วนแบ่งการตลาด จำนวนคนไข้ประกันสังคม ปริมาณผลผลิต ความพึงพอใจของลูกค้า ร่วมกันกำหนดโดยผู้บริหารองค์กร

Department KPIs

            หมายถึง สิ่งที่ใช้วัดผลการทำงานของหน่วยงาน ในระดับแผนก ระดับฝ่าย ระดับงานมุ่งความสนใจไปที่ผลการทำงานของทีมแตกต่างกันไปตามลักษณะงานที่รับผิดชอบ เช่น

       ระยะเวลารอคอยในแผนกผู้ป่วยนอก

       ระยะเวลาการจัดซื้อจัดจ้างของแผนกพัสดุ

       ระยะเวลารอผล X-Ray 

       คะแนน 5ส ของหน่วยงาน 

       จำนวนตัวชี้วัดคุณภาพที่ผ่านเกณฑ์มาตรฐาน

       จำนวนความเสี่ยงระดับ…ที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน  จำนวนข้อร้องเรียนของหน่วยงาน

       จำนวนเงิน / ต้นทุนที่ใช้ต่อหนึ่งหน่วยบริการ

Individual KPIs

            หมายถึง

·        ตัวชี้วัดผลงานของพนักงานรายบุคคล ตามขอบเขตหน้าที่รับผิดชอบ

·        ต้องสามารถบ่งบอกได้ว่าผลงานหลักเรื่องอะไรที่หัวหน้างานคาดหวังต้องการให้เกิดขึ้นกับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งนั้นๆ

·        หัวหน้าตามสายงานและพนักงานร่วมกันกำหนด

·        พนักงานที่มีหน้าที่คล้ายกัน ตัวชี้วัดก็ไม่ควรแตกต่างกัน

·        พยายามกำหนดออกมาในรูปของปริมาณ ตัวเลข ที่สามารถนับได้ วัดได้ เก็บข้อมูลได้ เช่น จำนวนกิจกรรมการพยาบาลหลัก อัตราการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของหน่วยงาน จำนวนงานวิจัย โครงการหรือกิจกรรมที่มอบหมาย จำนวนข้อร้องเรียนรายบุคคล จำนวนชั่วโมงการสอน จำนวนครั้งของการเป็นวิทยากรหรือถ่ายทอด จำนวนบุคลากรในความรับผิดชอบ เป็นต้น

การกำหนด KPIs เพื่อการประเมินผลงาน

SMART

·        Specific มีความชัดเจน จำเพาะเจาะจงลงไปได้

·        Measurable สามารถสัมผัสได้ วัดได้เชิงปริมาณหรือคุณภาพ

·        Attainable สามารถที่จะบรรลุได้

·        Realistic & Relevant ตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริงในงานและมีความเกี่ยวข้องกัน ทั้ง 3 ระดับ

·        Timely  มีกำหนดเวลาที่แน่นอน ชัดเจน

Specific

 KPIs  ที่เลือกมาใช้จะต้องมีความเฉพาะเจาะจง  

          ใช้วัดและประเมินผลการทำงานของลูกน้อง

           ต้องเป็นตัววัดที่สำคัญและเป็นปัจจัยที่วัดความสำเร็จ 

           ของผลงานที่ทำได้จริง

           ภายในขอบเขตงานที่ตนรับผิดชอบ

Measurable

KPIs  จะต้องสามารถวัดผลลัพธ์ของงานได้ในเชิงปริมาณ

         อยู่ในรูปของตัวเลข เช่น อัตรา ระยะเวลา เปอร์เซ็นต์

         จำนวนครั้ง จำนวนคน จำนวนโครงการ จำนวนข้อ 

         ร้องเรียนจำนวนเงิน เป็นต้น      

Attainable

     KPIs  ต้องเป็นสิ่งที่มีโอกาสหรือมีแนวโน้มที่จะสำเร็จได้ อิงพื้น

         ฐานข้อมูลเดิมที่เคยปฏิบัติ และความจริงที่เป็นอยู่

         เช่นต้องการวัด KPIs เกี่ยวกับส่วนแบ่งการตลาด

         โดยกำหนดเป้าหมายการเพิ่มยอดผู้ป่วยประกันสังคม

         20 % ทั้งๆที่ปีก่อนๆ ทำได้เพียง 5-7% เท่านั้น

Realistic & Relevant

KPIs ที่เลือกมาจะต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง

        มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์และสนับสนุนวิสัยทัศน์ พันธกิจ 

        เป้าหมายและกลยุทธ์ การดำเนินงานขององค์กร

        การจะกำหนด Individual KPIs  จะต้อง เริ่มจาก

        ภาพใหญ่ คือการกำหนด Organizational

        KPIs ก่อน ตามด้วยการกำหนด Department KPIs

        แล้วจึงจะกำหนด KPIs ในระดับตำแหน่งงานและตัวบุคคล

Timely or Time Frame

KPIs ที่กำหนดขึ้นมาจะต้องมีช่วงเวลาในการวัดและประเมินผล

        KPIs แต่ละตัวจะต้องประสบความสำเร็จในช่วงเวลาใด

        เวลาหนึ่ง อาจจะเป็นเดือน เป็นไตรมาส ครึ่งปี หรือหนึ่งปี

        แล้วแต่ว่าจะประเมินผลในช่วงเวลาใด

สรุป

            การวางแผนเป็นหน้าที่ที่สำคัญหน้าที่หนึ่งของการจัดการ ซึ่งประกอบด้วยการวางแผนการจัดองค์การ การนำและการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรวบรวมข้อมูล การศึกษา และการวางวัตถุประสงค์ การกำหนดเป้าหมาย การสร้างกลยุทธ์ และการตัดสินใจเลือกแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมเพื่อให้กิจกรรมต่างๆ ดำเนินไปโดยราบรื่น มีประสิทธิภาพ และบรรลุวัตถุประสงค์ตามต้องการโดยแผนที่ดีจะเป็นทั้งคู่มือและแนวทางปฏิบัติเพื่อให้บุคคลหรือองค์การสามารถดำเนินการไปสู่จุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ได้

            การวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นงานสำคัญที่นักบริหารทรัพยากรมนุษย์ต้องปฏิบัติ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ผู้เกี่ยวข้องต้องดำเนินการปรับปรุงและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้แผนมีความเหมาะสมและสอดคล้องกับสถานการณ์ โดยการวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะเป็นการกำหนดแนวทางสำหรับปฏิบัติด้านบุคลากร ตลอดจนเป็นการสร้างหลักประกันในเสถียรภาพและความต่อเนื่องในการดำเนินงานขององค์การ ว่าองค์การจะมีทรัพยกรมนุษย์ที่เหมาะสมทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพในแต่ละช่วงเวลา นอกจากนี้สถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ไม่สามารถกระทำแยกจากแผนรวมขององค์การได้ ดังนั้นผู้มีหน้าที่วางแผนทั้งสองระดับจึงต้องประสานงานกันอย่างใกล้ชิด เพื่อให้แผนการทั้งสองมีความสอดคล้องและสัมพันธ์กัน ซึ่งจะก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดในการดำเนินงาน

            การวางแผนที่มีประสิทธิภาพจะต้องอาศัยการคาดการณ์อนาคตที่ถูกต้องและให้ภาพที่ชัดเจนปกติการวางแผนทรัพยากรมนุษย์นิยมใช้วิธิการต่อไปนี้ คือการคาดการณ์สมการพื้นฐาน การใช้แบบจำลองการวางแผนรวม การใช้วิธีการทางสถิติ และการใช้แบบจำลองของมาร์คอฟ โดยผู้มีหน้าที่วางแผนจะต้องเลือกวิธีการให้สอดคล้องกับแต่ละสถานการณ์ จากการพิจารณาระยะเวลาลักษณะของข้อมูล ค่าใช้จ่าย ความแม่นยำ และความง่ายในการนำไปใช้ โดยมีหลักการว่า วิธีการพยากรณ์ที่ดีไม่จำเป็นต้องยุ่งยาก ซับซ้อน และมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ต้องเป็นวิธีการที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ภายใต้ข้อจำกัดของแต่ละสถานการณ์