1. การบริหารโครงการ (Project Management) และการบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
(Information Technology Project Management) เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร
การบริหารโครงการ (Project Management)
การบริหารโครงการ
(Project management) เป็นการนำความรู้
ประสบการณ์ ทักษะความชำนาญ และเครื่องมือ/เทคนิคมาประยุกต์ใช้กับกิจกรรมต่างๆ
ของโครงการ เพื่อทำให้โครงการสามารถบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ได้ ดังนั้น
ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจะต้องคำนึงถึงการบริหารจัดการปัจจัยหลักทั้ง 4
ประการข้างต้นอย่างเหมาะสมระหว่างที่ดำเนินโครงการอย่างต่อเนื่องอยู่ตลอดเวลา
และในขณะเดียวกัน
ผู้จัดการโครงการดังกล่าวจะต้องคอยควบคุมดูแลให้การดำเนินโครงการเป็นไปตามความต้องการและความคาดหวังของบุคคลต่างๆ
ที่เกี่ยวข้องหรือบุคคลต่างๆ ที่มีผลกระทบต่อกิจกรรมของโครงการ นอกจากนั้น
ยังต้องนำหลักการบริหารจัดการปัจจัยเสริมที่สำคัญอีก 4 ประการ มาใช้ประกอบการดำเนินโครงการอีกด้วย
หลักการบริหารจัดการปัจจัยเสริมดังกล่าว คือ
1. การบริหารทรัพยากรบุคคล
(Human Resource Management) ซึ่งถือเป็นกระบวนการใช้ประโยชน์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
2. การบริหารการติดต่อสื่อสาร
(Communications Management) ซึ่งมุ่งเน้นการจัดการข้อมูลสารสนเทศ (อันได้แก่ การผลิต การรวบรวม
การเผยแพร่ การเก็บรักษาและการควบคุมข้อมูลสารสนเทศ) อย่างเหมาะสมและทันเวลา
3. การบริหารความเสี่ยง
(Risk Management) ประกอบด้วยการระบุ
การวิเคราะห์ และการตอบรับต่อความเสี่ยงอย่างเหมาะสม
ตลอดช่วงการดำเนินงานของโครงการเพื่อให้โครงการสำเร็จได้ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
4. การบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอก
(Procurement Management) หมายถึงกระบวนการจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นจากภายนอกกิจการ
ทั้งวัสดุและบริการ เพื่อนำมาใช้ในการดำเนินโครงการ
จากรูปจะเห็นได้ว่า
การนำปัจจัยหลักและปัจจัยเสริมทั้ง 8 ประการมาบริหารจัดการร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพได้นั้น
ผู้จัดการโครงการจะต้องมีความสามารถในด้านการจัดการบูรณาการงานโครงการ (Project
Integration Management) เพื่อรวมสิ่งเหล่านั้นเข้าด้วยกันในอัตราส่วนที่เหมาะสม
จึงจะทำให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสำเร็จลงตามวัตถุประสงค์ที่ได้ตั้งไว้
การบริหารจัดการโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
ก็ไม่ได้ต่างจากโครงการอื่นๆ ในการกำหนดขอบเขตการบริหารโครงการ ดังนั้น
เราจึงจำเป็นจะต้องศึกษาปัจจัยหลักและหลักการบริหารจัดการปัจจัยเสริมดังกล่าว
รวมถึงการจัดการผสมผสานงานโครงการในรายละเอียด
ในการบริหารโครงการ โดยทั่วไปนั้น
จะต้องมีบุคคลจำนวนหนึ่งเข้ามาเกี่ยวข้องอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ Stakeholders หรือบุคคลที่เข้ามาเกี่ยวข้องหรือมีผลกระทบต่อการบริหารโครงการเหล่านี้
ประกอบด้วยทั้งผู้ที่คอยให้ความช่วยเหลือสนับสนุนจากภายนอกและผู้ที่เป็นฝ่ายดำเนินโครงการภายในองค์กร
รวมไปถึง ผู้ที่อาจจะมีความประสงค์ที่ไม่ดีต่อโครงการ
ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ
คือ ผู้จัดการโครงการที่สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการเหล่านี้ได้
เพื่อให้สามารถเข้าใจและตอบสนองความต้องการและความคาดหวังของพวกเขาได้ บุคคลเหล่านี้ได้แก่
1. ผู้จัดการโครงการ
(Project Manager) เป็นผู้บริหารงานและรับผิดชอบงานทั่วไปเกี่ยวกับโครงการ
และจำเป็นต้องทำงานร่วมกับบุคคลที่เกี่ยวข้องในโครงการทุกคน
เพื่อให้โครงการสำเร็จลงตามความคาดหวังหรือความต้องการที่บุคคลเหล่านั้นได้ตั้งไว้
2. ผู้สนับสนุนโครงการ
(Project Sponsor) เป็นผู้ที่ให้การสนับสนุนโครงการด้านการเงิน
ซึ่งอาจจะเป็นลูกค้าหรือผู้ใช้ผลิตภัณฑ์เมื่อโครงการแล้วเสร็จก็ได้ ส่วนใหญ่แล้ว
จะมีงบประมาณให้สำหรับเป็นต้นทุน/ค่าใช้จ่ายของโครงการค่อนข้างจำกัด ดังนั้น
ผู้จัดการโครงการควรที่จะประมาณการต้นทุน/ค่าใช้จ่ายและเวลาแล้วเสร็จของโครงการให้ถูกต้องเที่ยงตรงมากที่สุด
นอกจากนั้น ผู้จัดการโครงการควรจะสามารถแนะนำผู้สนับสนุนโครงการเกี่ยวกับกิจกรรมของโครงการ
ที่เหมาะสมกับงบประมาณที่ผู้สนับสนุนโครงการได้ตั้งไว้
3. ทีมงานโครงการ
(Project Team) มักประกอบด้วยบุคคลที่มีความรู้ประสบการณ์ที่เหมาะสมในด้านต่างๆ
ที่จำเป็นเพื่อช่วยกันดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์โดยได้รับการประสานงานจากผู้จัดการโครงการ
บุคคลเหล่านี้
ควรจะได้รับข้อมูลที่ชัดเจนครบถ้วนถูกต้องเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่พวกเขาจะต้องทำ
เช่น งาน/กิจกรรมที่จะต้องทำ ช่วงเวลาที่จะต้องทำและเสร็จ
วัสดุ/อุปกรณ์ที่จะได้รับ เป็นต้น
4. พนักงานทั่วไป
(Support Staff) หมายถึง
บุคคลอื่นๆ ที่คอยช่วยเหลือดูแลผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ (Stakeholders) อีกทีหนึ่ง
เช่น นายจ้าง/หัวหน้าของผู้สนับสนุนโครงการ เลขานุการของผู้จัดการโครงการ
เจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินและการตลาดของกิจการ เป็นต้น
5. ผู้ขาย (Supplier) คือ
ผู้ที่จัดหาวัสดุ/อุปกรณ์ให้กับโครงการ ซึ่งควรที่จะต้องทราบอย่างชัดเจนแน่นอน
เกี่ยวกับรายละเอียดของวัสดุ/อุปกรณ์ที่จำเป็นที่จะต้องใช้ในโครงการ
สถานที่และเวลาที่จะต้องส่งวัสดุ/อุปกรณ์นั้นๆ
6. ปรปักษ์ (Opponent) หรือ
คู่แข่งขัน (Competitor)
หมายถึง
บุคคลภายนอกที่ได้รับผลกระทบในทางลบจากโครงการและต้องการให้โครงการดังกล่าวยุติลง
(ซึ่งอาจจะมีหรือไม่มีก็ได้) ได้แก่
คู่แข่งขันที่ต้องการดำเนินโครงการที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน
และมีความเป็นไปได้ที่จะแย่งลูกค้ารายเดียวกับกิจการ
หรือผู้ที่ได้รับความเดือดร้อนจากการดำเนินโครงการของกิจการ เป็นต้น
การบริหารโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศนั้น
ใช้หลักการเดียวกับการบริหารโครงการด้านอื่นทั่วๆ ไป
ที่ผู้จัดการโครงการนอกจากจะต้องเข้าใจและมีความสามารถในการบริหารโครงการ
(ซึ่งถือเป็นกระบวนการผลิตสินค้าที่มีลักษณะพิเศษไม่เหมือนกระบวนการผลิตสินค้าประเภทอื่น)
แล้ว ผู้จัดการโครงการยังควรมีความรู้ความเข้าใจด้านการบริหารงานทั่วไป เช่น
การบริหารงานบุคคล การวิเคราะห์ทางการเงิน การตอบสนองความต้องการของลูกค้า
การควบคุมการดำเนินงาน เป็นต้น อีกด้วย อย่างไรก็ตาม
ผู้จัดการโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจำเป็นจะต้องมีความรู้ความสามารถด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเพียงพอด้วย
เนื่องจากโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจำเป็นจะต้องเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
(Computer Hardware) โปรแกรมคอมพิวเตอร์
(Computer Software) และเทคโนโลยีทางด้านโทรคมนาคม
(Telecommunications Technology) อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
โครงการที่ได้ชื่อว่าเป็นโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
สามารถมีรูปแบบได้หลากหลาย บางโครงการมีจำนวนผู้ที่เกี่ยวข้องเพียงไม่กี่คน
ขณะที่บางโครงการจำเป็นต้องอาศัยคนจำนวนหลายร้อยคนในการดำเนินงาน บางโครงการใช้เงินทุนเพียงเล็กน้อยและมีอุปกรณ์/โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องไม่มากชิ้น
ขณะที่บางโครงการจำเป็นต้องอาศัยเงินทุนหลายล้านบาทเพื่อนำไปซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ด้านระบบเครือข่าย
และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้สื่อสารกันได้ทั่วโลก ในทำนองเดียวกัน บุคคลที่เข้ามาร่วมในทีมงานโครงการก็มักจะมีความรู้ประสบการณ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่หลากหลาย
บางคนนำความรู้ความสามารถด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ได้รับจากประสบการณ์จากการทำงานในอดีตมาใช้
มากกว่าความรู้ที่ได้รับจากสถาบันการศึกษาที่ตนเองจบมา ตำแหน่งหน้าที่ในทีมงานโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศก็มักจะได้แก่
นักวิเคราะห์ด้านธุรกิจ ด้านฐานข้อมูล และด้านระบบ นักเขียนโปรแกรม
ผู้เชี่ยวชาญทางด้านคุณภาพ ด้านระบบเครือข่ายและระบบรักษาความปลอดภัย
วิศวกรคอมพิวเตอร์ และสถาปนิกระบบ เป็นต้น
มีอยู่หลายครั้งที่การติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมงานเกิดปัญหาขึ้นในระหว่างการทำงานเป็นทีมแม้แต่บุคคลที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่ประเภทเดียวกัน
ทั้งนี้เนื่องมาจากเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในการดำเนินโครงการมีความหลากหลายแตกต่างกัน
โดยที่ผู้ร่วมงานแต่ละคนก็จะมีความถนัดและคุ้นเคยกับเทคโนโลยีต่างๆ ที่ถูกนำมาใช้ในระดับที่แตกต่างกันด้วย
ซึ่งผู้จัดการโครงการจะต้องคำนึงถึงประเด็นเหล่านี้ในระหว่างการดำเนินโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศด้วย
2. อธิบายภาพรวมของการบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ
(Information Technology Project Integration Management)
แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารจัดการที่ทันสมัยในปัจจุบัน
มักจะเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการที่คำนึงถึงการนำวิธีการและปัจจัยที่สำคัญและจำเป็นในการบริหารจัดการ
มาใช้ประกอบไปพร้อมๆ กัน หรือที่เรียกว่า การบริหารจัดการเชิงบูรณาการ
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพจึงควรกระทำในเชิงบูรณาการ
การบริหารโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ
คือ การนำองค์ความรู้ในทุกๆ ด้านเกี่ยวกับการบริหารจัดการโครงการ (คือ
ความรู้ทางด้านขอบเขตงาน เวลา ต้นทุน คุณภาพ ทรัพยากรบุคคล การติดต่อสื่อสาร
ความเสี่ยง และการจัดหาทรัพยากรภายนอก ) มาใช้ร่วมกันตลอดวงจรชีวิตของโครงการ การบูรณาการในลักษณะนี้จะมีผลทำให้ส่วนประกอบของโครงการทั้งหมดถูกเชื่อมต่อเข้าด้วยกันในเวลาที่เหมาะสม
เพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ
1. การพัฒนาแผนโครงการ (Project plan development) ซึ่งได้แก่ การรวบรวมผลลัพธ์ของขั้นตอนการวางแผนต่างๆ ที่ผ่านมา
แล้วมากำหนดและเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นเหตุเป็นผลและเชื่อถือได้หรือที่เรียกว่า
แผนโครงการ (Project plan)
2. การจัดการแผนโครงการ (Project plan execution) เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานตามแผนโครงการผ่านการดำเนินกิจกรรมที่ได้กำหนดไว้ตามแผน
3. การควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเชิงบูรณาการ
(Integrated change control) โดยการผสมผสานการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งโครงการเข้าด้วยกัน
การควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเชิงบูรณาการ
(Integrated Change Control)การควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเชิงบูรณาการ
(Integrated change control) ประกอบด้วยการระบุการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
การประเมินผลของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนั้น และการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดช่วงวงจรชีวิตของโครงการ
วัตถุประสงค์หลักของการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเชิงบูรณาการ มีอยู่ 3 ข้อ คือ
1. เพื่อสร้างอิทธิพลต่อปัจจัยหลักต่างๆ
ที่เป็นสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้มั่นใจได้ว่า การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดี
อย่างไรก็ตาม การดำเนินการดังกล่าวอาจมีผลกระทบในทางลบต่อปัจจัยหลักของโครงการ
อันได้แก่ ขอบเขตงาน เวลา ต้นทุน และคุณภาพของโครงการ
2. เพื่อยอมรับว่ามีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นแล้ว
โดยการวิเคราะห์จากสถานะภาพของกิจกรรมหลักๆ ในโครงการ นอกจากนั้น
ยังถือเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการที่จะนำข้อมูลที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญไปแจ้งให้ผู้บริหารระดับสูง
และบุคคลสำคัญๆ ที่เกี่ยวข้องทราบ
3. เพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
ซึ่งเป็นภาระหน้าที่ของทั้งผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมงานที่จะร่วมกันลดปริมาณการเปลี่ยนแปลงให้ลดน้อยลงมากที่สุด
3. อธิบายส่วนประกอบของแผนโครงการที่ดี
โดยเฉพาะแผนโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
แผนโครงการที่ดีจะต้องช่วยให้ทีมงานโครงการผลิตผลลัพธ์
(สินค้าหรือบริการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ) ที่ดีมีคุณภาพ
แผนโครงการจะเป็นตัวกำหนดและแสดงให้เห็นว่า
การดำเนินการตามแผนโครงการที่วางไว้จะส่งผลให้เกิดสินค้าหรือบริการที่ดีอย่างไรบ้าง
ในทางกลับกัน
การปรับปรุงแก้ไขแผนโครงการระหว่างการดำเนินโครงการจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ถ้าผู้ดำเนินโครงการคำนึงถึงและนำประสบการณ์ความรู้และบทเรียนที่ได้รับจากโครงการที่ได้ดำเนินมาแล้วในอดีต
และกิจกรรมที่ได้ดำเนินเสร็จสิ้นไปแล้วในโครงการเดียวกันมาใช้ให้เป็นประโยชน์
ซึ่งในทางปฏิบัติแล้ว มีผู้ให้คำแนะนำเป็นหลักการง่ายๆ เพียงให้คำนึงว่า “บุคคลที่จะต้องรับผิดชอบและปฏิบัติงานใดก็ควรจะเป็นบุคคลที่วางแผนงานนั้น” ดังนั้น
จะเห็นได้ว่า สมาชิกของทีมงานโครงการทุกคน
(ไม่ว่าจะมีหน้าที่รับผิดชอบและดำเนินงานใดก็ตาม)
ควรจะต้องมีความสามารถและความชำนาญทั้งในด้านการวางแผนและการดำเนินงานตามแผนโครงการที่ได้วางไว้
ในช่วงของการปฏิบัติงานตามแผนโครงการ
นอกจากเราจะต้องคำนึงถึงการวางแผนโครงการและการดำเนินงานตามแผนโครงการไปพร้อมๆ
กันแล้ว สิ่งที่ต้องคำนึงถึงอีกอย่างหนึ่งควบคู่ไปด้วย คือ
การทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากธรรมชาติของโครงการนั้น
ทรัพยากรบุคคลเป็นส่วนประกอบที่สำคัญและมักจะต้องใช้เป็นจำนวนมาก โดยเฉพาะโครงการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
จำเป็นที่จะต้องใช้บุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์จากหลากหลายด้าน
ส่วนใหญ่มีระดับการศึกษาสูง
จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้จัดการโครงการจะต้องมีความเป็นผู้นำที่ดี ขณะที่องค์กรก็ควรจะคอยให้ความช่วยเหลือสนับสนุนบุคลากรหรือสมาชิกในทีมงานอยู่ตลอดเวลา
ผู้จัดการโครงการควรเป็นตัวอย่างที่ดี
ด้วยการให้ความสำคัญกับการวางแผนโครงการที่มีคุณภาพและดำเนินงานตามแผนที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยที่ตัวองค์กรก็จะต้องส่งเสริม และสนับสนุนให้บุคลากรเห็นความสำคัญของการดำเนินงานโครงการตามแผนที่ได้วางไว้
เช่น ถ้าองค์กรมีนโยบายที่จะใช้แผนโครงการเป็นแนวทางหลักในการปฏิบัติงาน
และตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ
วัฒนธรรมในองค์กรนี้ก็จะส่งผลให้บุคลากรทุกคนเห็นความสำคัญของการนำการวางแผนโครงการและการปฏิบัติงานตามแผนมาใช้ร่วมกัน
การดำเนินโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพนั้น
ผู้ที่จะต้องรับบทหนักและพลาดไม่ได้ก็คือ ผู้จัดการโครงการ
ผู้จัดการโครงการที่ดีมีประสิทธิภาพจะต้องมีคุณสมบัติในการเป็นผู้นำที่ดี
มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารกับบุคคลที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิผล
และในบางครั้งยังจำเป็นที่จะต้องนำความชำนาญทางด้านการเมืองเข้ามาใช้ประกอบการบริหารจัดการโครงการด้วยอีกทางหนึ่ง
อย่างไรก็ตาม
ในบรรดาคุณสมบัติที่สำคัญและจำเป็นของผู้จัดการโครงการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศนั้น
สิ่งที่ขาดเสียไม่ได้ คือ ความรู้ความสามารถทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
ความรู้เกี่ยวกับบริหารธุรกิจ และความรู้เฉพาะทางที่เกี่ยวกับโครงการนั้นโดยตรง
ซึ่งเป็นส่วนประกอบหลักที่จะต้องนำมาประยุกต์ใช้ในการผลิตสินค้าหรือบริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
ยกตัวอย่างเช่น ในโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ขนาดเล็ก
ผู้จัดการโครงการอาจจำเป็นต้องมีส่วนร่วมหรือช่วยสมาชิกในทีมงานวิเคราะห์และออกแบบระบบหรือเขียนโปรแกรมด้วยในบางครั้ง
ขณะที่โครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ขนาดใหญ่นั้น
ผู้จัดการโครงการมักจะมีหน้าที่รับผิดชอบหลักในการเป็นผู้นำของทีมงานและคอยประสานงานกับบุคคลอื่นๆ
ที่เกี่ยวข้อง
ที่มา :
1 .
www.knowledgertraining.com/index.php?tpid=0023
2.www.stjohn.ac.th/engineer/information
3. rc.nida.ac.th/th/attachments/article/77/_51.pdf
4.
computer.pcru.ac.th/yupa/subject/file_subject/4133504/ch2.doc
5. www.stech.ac.th/blogs/0932/wp-content/uploads/2011/03/chapter2.pptx
6.
kmcenter.rid.go.th/kmc10/data/article/2555/out-05.pdf
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น